Janvier 2025

Cette entente remplace la version datée d’août 2023.

Sommaire des mises à jour :

• Section 2 : Clarification de la propriété des données des clients.
• Section 2 : Ajout des attentes quant au temps nécessaire pour que nous fournissions les données des clients.
• Section 3 : Ajout des recommandations visant la sécurité de votre compte Espace affaires.
• Section 5 : Retrait de la référence sur le transfert des données des clients. Cette caractéristique n’est plus disponible, comme cela a été communiqué précédemment.

Généralités

Tout au long de la présente entente, les termes « vous » et « votre » font référence à l’utilisateur autorisé de l’Espace affaires. Les termes « nous », « notre » et « nos » renvoient à La Compagnie d’Assurance du Canada sur la Vie ou de l’une de ses sociétés affiliées.

En utilisant l’Espace affaires, vous acceptez de vous conformer à la présente entente ainsi qu’à toutes les lois applicables.

Le terme « données de la Canada Vie » désigne toutes les données et tous les renseignements électroniques que nous vous fournissons dans l’Espace affaires au sujet des clients qui possèdent des produits Canada Vie, par exemple, les renseignements sur les polices des clients, les adresses au dossier et les dates de naissance.

Le terme « données des clients » désigne toutes les données et tous les renseignements électroniques que vous avez entrés ou qu’un utilisateur délégué a entrés en votre nom, y compris tout renseignement sur une personne identifiable. Il ne comprend pas les données sur les clients que nous obtenons à l’extérieur de l’Espace affaires, par exemple, les données que nous obtenons directement des clients.

Cette entente contient des renseignements importants sur la façon dont vous devez utiliser l’Espace affaires et sur nos obligations à l’égard des données des clients. En acceptant ces modalités, vous confirmez également que vous avez lu et compris tous les détails décrits ci-dessous.

Résumé de ce qui est inclus dans cette entente :

1. Vie privée et renseignements personnels de votre client :
   • Votre obligation d’obtenir le consentement des clients pour stocker les données des clients dans l’Espace affaires
   • Quel type de renseignements vous êtes autorisé à stocker
   • Nous décrivons également nos obligations à l’égard de la vie privée de vos clients.
2. Restrictions et limitations relatives à l’utilisation de l’Espace affaires :
   • Ce qui se passera si nous cessons d’offrir l’Espace affaires et qui est responsable des données sur les clients
3. Nom d’utilisateur et mot de passe :
   • Votre nom d’utilisateur et votre mot de passe doivent être sécurisés.
   • Votre signature électronique comprend votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
   • Vous êtes légalement responsable de l’utilisation de votre signature électronique dans l’Espace affaires.
4. Envoi de communications électroniques aux clients au moyen de l’Espace affaires :
   • Notre utilisation des courriels dans l’Espace affaires
5. Accès aux données des clients et stockage des données des clients dans l’Espace affaires :
   • Reconnaître notre accès aux données des clients
   • Donner accès aux données des clients aux conseillers qui achètent votre bloc d’affaires
   • Conservation des données des clients stockées dans l’Espace affaires
6. Notre accès aux renseignements sur votre utilisation de l’Espace affaires :
   • Situations, limitations et restrictions entourant notre accès aux données des clients
   • Notre accès aux renseignements sur votre utilisation de l’Espace affaires
7. Déléguer l’accès à l’Espace affaires :
   • Votre responsabilité par rapport à l’octroi d’un accès à titre de délégué à d’autres utilisateurs
8. Utilisations interdites de l’Espace affaires :
   • Façons dont vous n’êtes pas autorisé à utiliser l’Espace affaires
9. Droits d’auteur :
   • L’Espace affaires est notre propriété intellectuelle.
10. Marques de commerce :
    • Lorsqu’il existe des marques de commerce, comment et avec quelle permission elles sont utilisées
11. Limitation de responsabilité :
    • Limites de la fiabilité de l’Espace affaires et de nos promesses concernant l’Espace affaires
    • Vous assumez l’entière responsabilité de l’utilisation de l’Espace affaires et vous acceptez de ne pas nous tenir responsables des pertes.
12. Utilisation d’autres sites
13. Dispositions juridiques

1. Vie privée et renseignements personnels de votre client

L’Espace affaires exige que nous utilisions l’adresse courriel d’un propriétaire de police pour l’informer des transactions que vous avez soumises en son nom ou pour obtenir son consentement électronique au besoin. Nous acceptons de stocker les adresses courriel des clients uniquement dans l’Espace affaires et uniquement dans le cadre des affaires avec nous. Nous n’utiliserons pas cette adresse courriel à d’autres fins sans d’abord obtenir le consentement du client.

Veuillez également consulter la politique de protection des renseignements personnels de la Canada Vie pour obtenir de plus amples renseignements.

Bien que cela ne soit pas lié à votre utilisation de l’Espace affaires, veuillez vous assurer d’obtenir le consentement de tous vos clients et de vos contacts (si vous ne l’avez pas déjà obtenu) avant de stocker les données des clients dans l’Espace affaires ou dans tout autre site de stockage.

2. Restrictions et limitations relatives à l’utilisation de l’Espace affaires

Nous vous accordons une licence limitée pour afficher le contenu de l’Espace affaires sur votre ordinateur ou autre appareil électronique, et pour imprimer, télécharger et utiliser le matériel de l’Espace affaires fourni uniquement à des fins d’information ou pour faire affaire avec nous.

Vous convenez que vous n’utiliserez pas l’Espace affaires à d’autres fins que pour mener des activités commerciales légitimes et que vous n’utiliserez pas le site pour des raisons personnelles.

Vous ne pouvez pas modifier l’Espace affaires de quelque façon que ce soit et vous devez respecter tous les droits d’auteur et autres avis. Vous convenez de ne pas nuire au site et de ne pas le détériorer, l’entraver ou le modifier, que ce soit de manière directe ou indirecte, et vous convenez de ne pas le perturber ni tenter de le perturber; de même, vous ne laisserez pas d’autres personnes agir de la sorte.

Vous acceptez de vous conformer à toutes les politiques, procédures, lignes directrices et autres modalités liées à la façon dont vous utilisez l’Espace affaires.

En tant que conseiller chargé du service détenant un permis :

• Vous êtes responsable des données des clients que vous ou un délégué entrez ou téléversez dans l’Espace affaires, y compris leur exactitude et leur exhaustivité.
• Les données des clients vous appartiennent. Vous conserverez l’accès aux données des clients jusqu’au moment où vous les supprimerez, demanderez une copie de celles-ci ou jusqu’à ce que nous les supprimions comme le prévoient nos lignes directrices de conservation ou la loi.

Si nous mettons hors service l’Espace affaires ou toute fonctionnalité ou caractéristique de base de l’Espace affaires pour quelque raison que ce soit, nous vous donnerons un préavis raisonnable. Cependant, nous pouvons immédiatement désactiver votre accès à l’Espace affaires ou à certaines fonctionnalités dans les circonstances où nous le jugeons nécessaire, par exemple, pour des raisons de sécurité ou en cas de résiliation de votre pouvoir de représenter la Canada Vie, d’utilisation abusive de l’Espace affaires ou de non-conformité à la présente entente. Si nous mettons hors service l’Espace affaires ou toute fonctionnalité ou caractéristique de base de l’Espace affaires, nous vous fournirons les données des clients, en votre qualité de conseiller chargé du service. Vous reconnaissez que la collecte et la transmission sécurisée de ces données avec vous seront effectuées d’une manière que la Canada Vie juge appropriée.

3. Nom d’utilisateur et mot de passe

Vous acceptez de ne pas transmettre votre nom d’utilisateur et votre mot de passe de l’Espace affaires, ainsi que de ne pas laisser d’autres personnes les utiliser. Votre accès à l’Espace affaires et votre licence sont réservés à votre usage.

Votre nom d’utilisateur et votre mot de passe servent de signature électronique dans toutes vos interactions avec l’Espace affaires. Vous nous autorisez, nous et toute tierce partie concernée, à donner suite aux instructions que vous nous donnez dans l’Espace affaires, et vous reconnaissez et acceptez que votre signature électronique est équivalente à vos instructions écrites et signées.

Vous convenez également que les pages Web auxquelles vous accédez sont équivalentes à des documents écrits et que le fait de cliquer sur un bouton pour déclencher une transaction (p. ex., « Soumettre », « Approuver » ou « OK ») aura le même effet juridique que si vous aviez signé et nous aviez donné une copie papier des pages Web.

Vous convenez que vous êtes légalement responsable de toute utilisation de votre signature électronique. Vous convenez également que vous êtes responsable de toute perte causée par une utilisation autorisée ou non autorisée de votre signature électronique, avec ou sans votre connaissance ou votre consentement. Cela comprend toute transaction effectuée ou tout renseignement obtenu par l’entremise de l’Espace affaires au moyen de votre signature électronique, avec ou sans votre connaissance ou votre consentement.

Vous convenez d’utiliser des mesures de sécurité appropriées et rigoureuses pour protéger la confidentialité de votre signature électronique et empêcher son utilisation abusive. Vous acceptez de protéger en tout temps la sécurité du compte de courriel que vous utilisez pour accéder à l’Espace affaires. Vous consentez à nous aviser immédiatement si la confidentialité de votre nom d’utilisateur ou de votre mot de passe est compromise, si votre signature électronique a été utilisée sans autorisation ou si un tiers a accédé à votre courriel.

4. Envoi de communications électroniques aux clients au moyen de l’Espace affaires

Certaines transactions que vous effectuez dans l’Espace affaires peuvent nous amener à envoyer un courriel à vos clients pour les aviser des transactions que vous avez faites en leur nom ou pour leur demander d’approuver certaines transactions que vous avez soumises en leur nom. Ces communications ne sont pas interdites par la LCAP.

5. Accès aux données des clients et stockage et transfert des données des clients dans l’Espace affaires

Vous reconnaissez et convenez que nous avons accès à toutes les données des clients stockées dans l’Espace affaires.

Cet accès est restreint à nos employés qui en ont besoin à des fins professionnelles légitimes, y compris le dépannage pour les fonctionnalités de l’Espace affaires et les obligations de surveillance des conseillers qui nous sont imposées par la législation.

Si vous êtes un conseiller au Québec rattaché à la Canada Vie ou à l’une de ses filiales, vous reconnaissez et convenez que la législation nous oblige à conserver tous les documents et renseignements que vous fournissez et que ces documents et renseignements doivent être mis à notre disposition et à celle de l’Autorité des marchés financiers selon ce que celle-ci détermine.

La Canada Vie et ses filiales conserveront toutes les données des clients exigées par la législation au Québec et ailleurs au Canada.

Si vous êtes un conseiller au Québec qui n’est pas rattaché à la Canada Vie ou à l’une de ses filiales, ou si vous êtes un conseiller hors Québec, nous reconnaissons et convenons que toutes les données des clients vous appartiennent ou appartiennent à votre cabinet et nous convenons de vous fournir ces données des clients dès que cela est raisonnablement possible après la fin de votre relation d’affaires avec nous.

6. Notre accès aux données et notre utilisation des données dans l’Espace affaires

Vous reconnaissez et acceptez que nous pouvons accéder aux données des clients afin de résoudre les problèmes techniques ou opérationnels, de nous conformer à nos obligations de surveillance et réglementaires et de répondre aux plaintes des clients.

Vous reconnaissez et convenez que nous pouvons transmettre les données des clients pertinentes sans votre consentement à tout tiers qui demande de tels renseignements en cas d’enquête réglementaire ou si la législation l’exige autrement.

Vous reconnaissez et consentez à notre accès aux données qui vous concernent et à votre utilisation de l’Espace affaire, y compris, par exemple, quand et à quelle fréquence vous ouvrez une session, les fonctionnalités que vous utilisez ou les transactions que vous traitez dans l’Espace affaires. Nous utiliserons ces données pour analyser ou optimiser les fonctionnalités, les services et le soutien offerts par l’Espace affaires. Cette analyse ne modifie en rien les dispositions énoncées dans la présente section, au premier paragraphe, concernant notre accès aux données des clients.

7. Déléguer l’accès à l’Espace affaires

Si vous êtes conseiller ou conseiller propriétaire d’un cabinet, vous convenez que la Canada Vie n’accordera l’accès à titre de délégué aux renseignements dans l’Espace affaires qu’en fonction de l’autorisation que vous avez fournie pour cet accès, que cette autorisation ait été fournie par voie numérique ou par écrit. Vous convenez également que si vous fournissez une autorisation au moyen d’une demande d’accès à titre de tiers, vous nous autorisez à accorder l’accès à titre de délégué à l’Espace affaires, même si le formulaire ne précise pas nécessairement l’Espace affaires. De plus, vous convenez que vous êtes responsable de résilier l’accès à titre de délégué que vous avez accordé lorsque cet accès n’est plus requis.

Vous vous engagez à ne pas contourner le processus de délégation de la Canada Vie en communiquant votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe pour ainsi donner un accès à une autre personne.

Vous êtes responsable de toute atteinte à la vie privée découlant de la délégation de l’accès à l’Espace affaires.

8. Utilisations interdites de l’Espace affaires

Vous convenez de ne faire aucune des choses suivantes dans le cadre de votre utilisation de l’Espace affaires :

• Permettre l’accès non autorisé à l’Espace affaires ou l’utilisation non autorisée de Salesforce (vous nous aviserez immédiatement advenant un tel accès non autorisé).
• Mettre l’Espace affaires à la disposition d’autres personnes sans d’abord obtenir l’approbation de la Canada Vie.
• Vendre, revendre, louer ou donner en bail l’Espace affaires à une autre personne.
• Contrevenir aux lois ou à la réglementation gouvernementale applicables.
• Utiliser l’Espace affaires pour recueillir, conserver, utiliser ou transmettre un matériel contrefait, diffamatoire ou sinon illégal ou délictueux.
• Recueillir, conserver, utiliser ou transmettre un matériel contrevenant aux droits relatifs à la protection des renseignements personnels d’un tiers ou à toute loi applicable, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et toute autre loi sur la protection des renseignements personnels applicables.
• Utiliser l’Espace affaires pour stocker, transmettre, distribuer ou téléverser du contenu, des programmes ou des codes malveillants qui contiennent des virus, des vers, des bombes à retardement, des chevaux de Troie ou d’autres codes nuisibles ou malveillants, des dispositifs de désactivation ou des composants, fichiers, scripts, agents ou programmes nuisibles destinés à endommager tout système, toute donnée ou tout renseignement personnel, à interférer de manière préjudiciable avec tout système, toute donnée ou tout renseignement personnel, à les intercepter subrepticement ou à les exproprier.
• Compromettre ou perturber l’intégrité ou le bon fonctionnement de l’Espace affaires ou des données de tiers qu’il contient.
• Utiliser l’Espace affaires ou toute donnée ou tout renseignement qui y est stocké à des fins malveillantes ou frauduleuses.
• Tenter d’accéder de façon non autorisée à l’Espace affaires ou aux systèmes ou réseaux s’y rattachant.
• Créer des oeuvres dérivées fondées sur l’Espace affaires.
• Copier ou reproduire toute partie ou tout contenu de l’Espace affaires.
• Désosser l’Espace affaires.
• Accéder à l’Espace affaires afin de créer un produit ou un service concurrentiel ou de copier toute caractéristique, toute fonction ou tout graphique de l’Espace affaires.

9. Droits d’auteur

Nous avons développé l’Espace affaires et il est donc notre propriété. Toute l’information et tous les documents que contient l’Espace affaires sont protégés par les lois visant les droits d’auteur, les marques de commerce et les droits de propriété intellectuelle en vigueur au Canada et dans les autres pays, et appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Sous réserve de la licence limitée d’utilisation de l’Espace affaires tel qu’il est décrit dans la présente entente, nul ne peut copier ou redistribuer le contenu de l’Espace affaires, le reproduire ou le publier de nouveau sous quelque forme que ce soit, ni se connecter à ce site ou à son contenu de quelque manière que ce soit, y compris par des liens hypertextes ou par des cadres, à moins d’avoir obtenu au préalable notre consentement par écrit. Toute atteinte à nos droits peut entraîner une action en justice. Nous n’acceptons aucune responsabilité découlant de la reproduction ou de l’utilisation non autorisée des renseignements sur ce site.

10. Marques de commerce

Nous détenons ou avons obtenu l’autorisation d’utiliser sous licence ou autrement les marques de commerce, les logos et les noms de domaine des biens et services qu’ils fournissent et affichent dans l’Espace affaires ou afférents à ceux-ci. Les marques de commerce sont protégées par les lois canadiennes et internationales portant sur les marques de commerce. Tous droits réservés. L’affichage des marques de commerce dans l’Espace affaires ne doit en aucun cas être interprété comme une licence tacite d’utilisation de ces marques pour vous ou tout tiers.

Tous les logos et marques affichés dans l’Espace affaires suivis du symbole MC à la première utilisation sont nos marques déposées ou non déposées ou celles de tiers. Les marques d’autres sociétés sont utilisées avec permission ou sous licence.

11. Limitation de responsabilité

Nous faisons de notre mieux pour nous assurer que les renseignements que nous affichons dans l’Espace affaires sont fiables et exacts au moment de l’affichage.

Nous ne faisons aucune déclaration ou garantie, expresse ou implicite, quant à l’aptitude à l’emploi ou à l’état de l’Espace affaires, ni quant à ce qui suit :

• Qu’il fonctionnera sans interruption ou sans erreur.
• Qu’il fonctionnera en conjonction avec tout service ou tout logiciel utilisé en relation avec lui.
• Que l’affichage sera uniforme dans tous les navigateurs.

Nous vous fournissons un accès à l’Espace affaires par l’entremise des réseaux de tiers fournisseurs de services de télécommunications et d’autres fournisseurs et tiers. Nous n’assumons aucune responsabilité quant à la sécurité de vos appareils ou de vos réseaux, ni quant à leur accès non autorisé. En tout temps, il vous incombe de déterminer et d’établir des configurations d’accès sécurisé au réseau. Nous, nos sociétés affiliées et nos administrateurs, dirigeants, employés ou mandataires respectifs ne peuvent être tenus responsables de toute incapacité, défaillance ou erreur imputable à une atteinte à la sécurité, du repérage d’une telle atteinte ou de toute perte découlant de la transmission de renseignements confidentiels ou de nature délicate au moyen d’Internet.

Nous faisons appel à des tiers fournisseurs de services pour vous fournir certains outils et programmes à votre convenance, et nous ne garantissons ni n’assumons la responsabilité de leur fonctionnalité ou de leur exactitude.

Vous assumez l’entière responsabilité des risques de pertes de toute nature qui pourraient résulter de votre utilisation de l’Espace affaires. Sans limiter la généralité de ce qui précède, vous reconnaissez et convenez que nous, nos sociétés affiliées, tout tiers ou l’un de nos administrateurs, dirigeants, employés ou mandataires respectifs ne serons pas responsables envers vous de ce qui suit :

• La perte de données
• La perte de temps informatique
• Toute perte ou tout dommage de quelque nature que ce soit en raison de votre utilisation de l’Espace affaires ou de votre incapacité d’utiliser l’Espace affaires pour quelque raison que ce soit
• Toute action ou inaction de notre part
• Tout dommage direct, indirect, spécial ou consécutif, même si nous avons été informés de la possibilité de ce dommage, y compris la perte de profits, la perte d’occasions ou de revenus d’affaires, la perte d’achalandage ou le défaut de réaliser les économies prévues.

12. Utilisation d’autres sites

L’Espace affaires contient des liens vers d’autres sites ou peut être consulté à partir d’autres sites. L’accès aux sites pour lesquels nous fournissons des liens ou qui fournissent des liens vers l’Espace affaires et l’utilisation de ces sites sont assujettis à leurs modalités. Vous êtes responsable de toute utilisation que vous faites du contenu de ces sites ainsi que des conséquences découlant de l’utilisation de ce contenu ou du recours à celui-ci. Les liens vers ces sites sont fournis à des fins de commodité seulement.

13. Dispositions juridiques

Votre utilisation de l’Espace affaires et de son contenu, y compris la présente entente, est régie par les lois de l’Ontario et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, et vous reconnaissez la compétence des tribunaux de l’Ontario.

Vous convenez que si nous n’exerçons pas ou n’appliquons pas un droit légal ou un recours prévu dans la présente entente, il ne s’agit pas d’une renonciation à nos droits, et ces droits ou recours demeurent à notre disposition.

Si une disposition de la présente entente est jugée illégale, invalide ou inapplicable, cela n’aura aucune incidence sur toute autre disposition de la présente entente et celle-ci sera modifiée dans la mesure nécessaire pour la rendre légale, valide et exécutoire.

Nous pouvons modifier la présente entente et toute autre entente, tout autre énoncé ou tout autre document dans l’Espace affaires, en tout temps et avec ou sans préavis. Toute modification à la présente entente sera affichée dans l’Espace affaires et vous serez invité à confirmer de nouveau votre accord et votre acceptation des modalités révisées ou de refuser de l’accepter.